Quelles sont les pièces justificatives que le bailleur doit mettre à disposition de son locataire ?
Interrogé, le ministre de l’Égalité des territoires et du Logement rappelle que :
- les charges locatives doivent faire l'objet d'une régularisation au moins annuelle lorsqu'elles donnent lieu à versement de provisions mensuelles (L. n° 89-462, 6 juill. 1989, art. 23) ;
- un mois avant cette régularisation, le bailleur est tenu de communiquer au locataire le décompte par nature des charges ainsi que, pour les immeubles collectifs, le mode de répartition entre locataires.
- à compter de l'envoi du décompte de charges, les pièces justificatives sont tenues à la disposition des locataires durant un mois.
La nature des pièces justificatives n'a pas été définie par le législateur. Toutefois, par analogie avec les dispositions de la loi Quillot (L. n° 82-526, 22 juin 1982, art. 24), il est considéré que les factures, les contrats de fournitures et d'exploitation en cours et leurs avenants, ainsi que la quantité consommée et le prix unitaire de chacune des catégories de charges pour le bâtiment ou l'ensemble de bâtiments d'habitation concernés constituent les pièces justificatives qui doivent être mis à la disposition des locataires par le bailleur ou, dans les immeubles soumis au statut de la copropriété, par le syndic.
L'expression « tenu à disposition » signifie que le locataire n'est pas fondé à exiger une mise à disposition effective des pièces justificatives, mais qu'il doit pouvoir accéder aux documents dans des conditions raisonnables et normales.
Afin de faciliter la consultation des pièces justificatives, le projet de loi pour l'accès au logement et un urbanisme rénové (ALUR), adopté par l’Assemblée nationale le 19 février 2014 et actuellement examiné par le Conseil constitutionnel, prévoit d'allonger à 6 mois le délai durant lequel ces pièces justificatives sont tenues à la disposition des locataires ( v. Defrénois 30 sept. 2013, à l'étude p. 936, n° 113s6, 30 oct. 2013, à l'étude p. 1050, n° 113y0 et 15 nov. 2013, à l'étude p. 1105, n° 114b8, 30 janv. 2014, à l'étude p. 100, n° 114t9, 15 févr. 2014, à l'étude p. 155, n° 115a2 et 28 févr. 2014, à l’étude p. 205, n° 115f3).
En outre, il est prévu qu'à partir de septembre 2015, le bailleur transmette également, à la demande du locataire, le récapitulatif des charges du logement par voie dématérialisée ou par voie postale.
Enfin, concernant les protocoles d'accord qui seraient signés dans certaines copropriétés, il ne peut s'agir que d'actes purement conventionnels, de tels protocoles n'étant à aucun moment mentionnés dans la loi du 10 juillet 1965 ou dans le décret du 17 mars 1967. En tout état de cause, ces protocoles doivent respecter les dispositions précitées.